Die Frage, ob ein Datenschutzbeauftragter Pflicht ist, sorgt bei vielen Unternehmern für Unsicherheit. Oft wird das Thema als lästige Bürokratie abgetan oder die eigene Betroffenheit falsch eingeschätzt. Doch diese Annahme ist riskant. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) definieren klare Regeln, deren Missachtung zu empfindlichen Bußgeldern führen kann.
Dieser Artikel gibt Ihnen eine klare und verständliche Übersicht, wann Sie zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet sind und welche Kriterien dabei eine Rolle spielen. Finden Sie heraus, ob Sie handeln müssen, bevor es zu spät ist.
[ads_custom_box title=“Auf einen Blick“ color_border=“#000000″]- Pflicht bei i.d.R. mindestens 20 Mitarbeitern: Wenn diese ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.
- Pflicht bei Verarbeitung besonderer Datenkategorien: Unabhängig von der Mitarbeiterzahl, wenn Kerngeschäft die Verarbeitung sensibler Daten (z.B. Gesundheitsdaten) ist.
- Pflicht bei umfangreicher Überwachung: Wenn die Kerntätigkeit in der regelmäßigen und systematischen Überwachung von Personen besteht.
- Hohe Bußgelder drohen: Bei Verstößen sind Strafen von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes möglich.
Wann ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht? Die 3 entscheidenden Kriterien
Die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten hängt nicht von der Unternehmensgröße oder dem Umsatz ab, sondern von der Art und dem Umfang Ihrer Datenverarbeitung. Drei zentrale Szenarien führen zu einer zwingenden Benennungspflicht.
1. Der Schwellenwert: Die „20-Personen-Regel“ des BDSG
Die bekannteste Regel findet sich im deutschen Recht. Gemäß § 38 Abs. 1 BDSG müssen Sie einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn in Ihrem Unternehmen in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Dies umfasst zum Beispiel die digitale Verwaltung von Kunden- oder Personaldaten.
Meiner Erfahrung nach ist ein Detail, das oft übersehen wird, entscheidend: Es zählen nicht nur Vollzeit-Angestellte. Auch Teilzeitkräfte, Auszubildende, Leiharbeiter oder freie Mitarbeiter können hier relevant sein, sofern sie regelmäßig auf Daten zugreifen. Die Schwelle ist daher schneller erreicht, als viele denken.
2. Die Art der Daten: Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO
Unabhängig von der Mitarbeiterzahl wird ein Datenschutzbeauftragter zur Pflicht, wenn die Kerntätigkeit Ihres Unternehmens in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten (gemäß Art. 9 DSGVO) besteht. Dazu gehören extrem sensible Informationen wie:
- Gesundheitsdaten (z.B. in Arztpraxen, bei Gesundheits-Apps)
- Daten zur ethnischen Herkunft, politischen Meinungen oder religiösen Überzeugungen
- Gewerkschaftszugehörigkeit
- Genetische oder biometrische Daten
Betreiben Sie also beispielsweise ein Fitnessstudio mit Gesundheitschecks oder eine politische Stiftung, greift diese Regelung sofort und die 20-Personen-Grenze ist irrelevant.
3. Die Kerntätigkeit: Umfangreiche und regelmäßige Überwachung
Ebenfalls unabhängig von der Mitarbeiterzahl ist die Benennung Pflicht, wenn Ihre Kerntätigkeit auf Datenverarbeitungsvorgängen beruht, die eine umfangreiche, regelmäßige und systematische Überwachung von Personen erforderlich machen. Unter diese Regelung fallen klassischerweise:
- Auskunfteien, die Bonitätsbewertungen durchführen
- Sicherheitsunternehmen mit Videoüberwachung im öffentlichen Raum
- Anbieter von Tracking-Technologien für Webseiten oder Apps
- Telekommunikationsanbieter, die Standort- und Verbindungsdaten verarbeiten
Diese Regelungen unterstreichen die zentrale Rolle, die ein fachkundiger Datenschutzbeauftragter für die Compliance in datenintensiven Geschäftsmodellen spielt.
Was passiert, wenn die Pflicht ignoriert wird?
Die Nichtbenennung eines Datenschutzbeauftragten, obwohl eine Pflicht besteht, ist kein Kavaliersdelikt. Es handelt sich um einen direkten Verstoß gegen die DSGVO, der von den Aufsichtsbehörden mit hohen Bußgeldern geahndet werden kann. Der Strafrahmen reicht bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Vorjahresumsatzes – je nachdem, welcher Betrag höher ist.
Neben der finanziellen Belastung droht ein erheblicher Reputationsschaden. Ein öffentlich bekannt gewordenes Bußgeldverfahren untergräbt das Vertrauen von Kunden, Partnern und Mitarbeitern in Ihr Unternehmen. Die damit verbundene Haftung der Geschäftsführung ist ebenfalls ein nicht zu unterschätzendes Risiko.
Pflicht erkannt – was sind die nächsten Schritte?
Haben Sie festgestellt, dass Ihr Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benötigt, sollten Sie umgehend handeln. Der erste Schritt ist die Entscheidung zwischen einer internen und einer externen Lösung.
Interner oder externer Datenschutzbeauftragter?
Sie können einen Mitarbeiter zum internen Datenschutzbeauftragten weiterbilden oder die Aufgabe an einen externen Datenschutzbeauftragten vergeben. Aus meiner Sicht ist die Wahl zwischen intern und extern eine der folgenreichsten strategischen Weichenstellungen im Datenschutz. Eine externe Lösung bietet oft tiefere Expertise, vermeidet Interessenkonflikte und ist flexibel skalierbar, während eine interne Lösung näher am Tagesgeschäft ist.
Formale Bestellung und Qualifikation sicherstellen
Unabhängig von Ihrer Wahl muss die Bestellung des Datenschutzbeauftragten schriftlich erfolgen und die Person muss bei der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet werden. Entscheidend ist, dass die benannte Person die notwendige Qualifikation und Fachkunde besitzt, um die komplexen Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten erfüllen zu können.
Fazit: Pflicht prüfen, Risiko minimieren, Vertrauen schaffen
Die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten ist klar geregelt. Die 20-Personen-Grenze, die Verarbeitung sensibler Daten und die systematische Überwachung sind die drei entscheidenden Wegweiser, die kein Unternehmen ignorieren darf. Unwissenheit schützt hier nicht vor empfindlichen Strafen.
Sehen Sie die Prüfung dieser Pflicht nicht als Belastung, sondern als Chance. Ein proaktiver und professioneller Umgang mit dem Datenschutz minimiert nicht nur Geschäftsrisiken, sondern wird zunehmend zu einem echten Wettbewerbsvorteil und einem starken Signal des Vertrauens an Ihre Kunden.
Häufig gestellte Fragen
Was passiert, wenn mein Unternehmen knapp unter 20 Mitarbeitern liegt?
Auch wenn Sie die Schwelle nicht erreichen, sollten Sie die Situation regelmäßig neu bewerten, insbesondere bei Unternehmenswachstum. In der Praxis hat sich immer wieder gezeigt, dass die freiwillige Benennung auch bei kleineren Unternehmen sinnvoll sein kann, um Prozesse sauber aufzusetzen.
Zählen freie Mitarbeiter bei der 20-Personen-Grenze mit?
Ja, wenn sie „ständig“ mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Ein Freelancer, der nur sporadisch eine Aufgabe erledigt, zählt nicht, ein externer Buchhalter mit dauerhaftem Zugriff auf Personaldaten hingegen schon.
Kann der Geschäftsführer auch Datenschutzbeauftragter sein?
Nein, dies ist ein klassischer Interessenkonflikt. Die Geschäftsführung entscheidet über die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung und kann sich nicht gleichzeitig unabhängig selbst kontrollieren. Dasselbe gilt für IT-Leiter oder Personalleiter.
Muss ich einen Datenschutzbeauftragten haben, wenn ich nur einen Onlineshop betreibe?
Das hängt von den Umständen ab. Wenn Sie über 20 Mitarbeiter beschäftigen, die Kundendaten verwalten, ja. Wenn Sie intensives Tracking zur Erstellung von Nutzerprofilen als Kerntätigkeit betreiben, ebenfalls ja, unabhängig von der Mitarbeiterzahl.
Ist die freiwillige Benennung eines Datenschutzbeauftragten möglich?
Ja, die freiwillige Benennung ist jederzeit möglich und oft sehr zu empfehlen. Sobald ein Datenschutzbeauftragter freiwillig benannt ist, unterliegt er denselben Rechten und Pflichten wie ein gesetzlich vorgeschriebener.
