Datenschutzbeauftragter: Pflicht oder Kür? Der definitive Guide für Unternehmen

Die Frage, ob ein Datenschutzbeauftragter (DSB) bestellt werden muss, sorgt bei vielen Geschäftsführern und leitenden Angestellten für Unsicherheit. Die Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) wirken auf den ersten Blick komplex und unübersichtlich. Diese Unsicherheit ist nicht nur unangenehm, sie ist auch gefährlich.

Ein Versäumnis bei der Benennung eines Datenschutzbeauftragten, obwohl eine Pflicht besteht, gilt als schwerwiegender Verstoß. Die Konsequenzen reichen von empfindlichen Bußgeldern, die bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes betragen können, bis hin zu Reputationsschäden, die oft noch schwerer wiegen. Es handelt sich also nicht um eine Formalität, sondern um eine entscheidende unternehmerische Weichenstellung. Dieser Artikel gibt Ihnen eine klare und verständliche Anleitung, mit der Sie Ihre Situation präzise bewerten können.

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• Benennungspflicht prüfen: Die Pflicht zur Benennung eines DSB ergibt sich aus der DSGVO und wird durch das BDSG für Deutschland konkretisiert.
• Zwei Hauptkriterien: Eine Pflicht besteht in der Regel, wenn die Kerntätigkeit Ihres Unternehmens in der umfangreichen Verarbeitung sensibler Daten liegt oder eine systematische Überwachung von Personen erfordert.
• Deutscher Sonderweg (Mitarbeiterzahl): In Deutschland greift zusätzlich eine Regel, die sich an der Mitarbeiterzahl orientiert. In der Regel müssen Sie ab 20 Mitarbeitern, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, einen DSB benennen.
• Extern oder Intern: Sie können die Position des DSB sowohl mit einem qualifizierten internen Mitarbeiter als auch mit einem externen Dienstleister besetzen.

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Was genau ist ein Datenschutzbeauftragter?

Bevor wir die Kriterien für die Benennungspflicht im Detail klären, ist es wichtig, die Rolle des Datenschutzbeauftragten zu verstehen. Ein DSB ist weit mehr als nur ein Aufpasser, der die Einhaltung von Gesetzen kontrolliert. Er ist ein strategischer Berater und die zentrale Anlaufstelle für alle Datenschutzfragen in Ihrem Unternehmen. Seine Aufgabe ist es, auf die Einhaltung der Datenschutzvorschriften hinzuwirken und die Geschäftsführung umfassend zu informieren und zu beraten.

Stellen Sie sich den DSB als eine Art internen Lotsen vor, der Ihr Unternehmen sicher durch die komplexen Gewässer des Datenschutzrechts steuert. Er analysiert Verarbeitungstätigkeiten, bewertet deren Risiken, schult Mitarbeiter und dient als Kontaktperson für Aufsichtsbehörden und betroffene Personen. Ein qualifizierter Datenschutzbeauftragter schützt Ihr Unternehmen somit nicht nur vor Bußgeldern, sondern stärkt auch das Vertrauen Ihrer Kunden und Partner.

 

Wann ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht? Die Kriterien nach DSGVO und BDSG

Die Verpflichtung zur Benennung eines DSB ist in Artikel 37 der DSGVO grundlegend geregelt. Das deutsche Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) konkretisiert diese europäischen Vorgaben und führt in § 38 eine zusätzliche, sehr praxisrelevante Regel ein. Ob Ihr Unternehmen betroffen ist, hängt von drei zentralen Szenarien ab, die wir nun nacheinander durchgehen.

 

1. Die Mitarbeiter-Regel nach § 38 BDSG (Der deutsche Sonderweg)

Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland ist dies die entscheidende Vorschrift. Laut BDSG müssen Sie einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn in Ihrem Unternehmen in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Dieser Satz birgt einige Tücken.

Was bedeutet „ständig beschäftigt“? Dies schließt alle Mitarbeiter ein, deren Arbeit regelmäßig den Umgang mit personenbezogenen Daten am PC erfordert. Dazu zählen praktisch alle Büroangestellten in Verwaltung, Vertrieb, Marketing oder Personalwesen. Aus meiner Sicht ist dies der entscheidende Hebel: Es geht nicht darum, ob Datenschutz die Hauptaufgabe ist, sondern ob der Umgang mit Daten zum Arbeitsalltag gehört. Dazu zählen auch Teilzeitkräfte, Auszubildende oder Leiharbeiter – sie alle werden anteilig oder voll mitgezählt, je nach ihrer konkreten Tätigkeit.

 

2. Kerntätigkeit: Umfangreiche Verarbeitung besonderer Datenkategorien

Die zweite große Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten greift, wenn die Kerntätigkeit Ihres Unternehmens in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten (gemäß Art. 9 DSGVO) oder von Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten (gemäß Art. 10 DSGVO) besteht.

Was bedeutet das konkret?

• Kerntätigkeit: Die Datenverarbeitung muss ein zentraler, unverzichtbarer Bestandteil Ihres Geschäftsmodells sein, nicht nur eine Nebentätigkeit wie die Lohnbuchhaltung. Ein Krankenhaus, dessen Kerntätigkeit die Behandlung von Patienten und die Verarbeitung von Gesundheitsdaten ist, ist hier das klassische Beispiel.
• Besondere Datenkategorien: Hierzu zählen extrem sensible Informationen wie Gesundheitsdaten, genetische oder biometrische Daten, aber auch Angaben zur ethnischen Herkunft, politischen Meinungen, religiösen Überzeugungen oder der sexuellen Orientierung.
• Umfangreich: Dies ist ein unbestimmter Rechtsbegriff. Faktoren für die Bewertung sind die Menge der verarbeiteten Daten, die Anzahl der betroffenen Personen, die Dauer der Verarbeitung und die geografische Ausdehnung. Die Verarbeitung von Patientendaten in einer einzelnen Arztpraxis ist in der Regel nicht „umfangreich“, die eines Klinikverbunds hingegen schon.

Unternehmen, die in diesen Bereichen tätig sind – etwa Gesundheitsdienstleister, Betreiber von Dating-Plattformen mit sensiblen Angaben oder biometrische Sicherheitsfirmen – unterliegen fast immer der Benennungspflicht, unabhängig von der Mitarbeiterzahl.

 

3. Kerntätigkeit: Systematische und umfangreiche Überwachung von Personen

Die dritte Pflicht zur Benennung eines DSB besteht, wenn die Kerntätigkeit Ihres Unternehmens eine umfangreiche, regelmäßige und systematische Überwachung von Personen erforderlich macht. Auch hier geht es um den Kern Ihres Geschäftsmodells.

Meiner Erfahrung nach wird dieser Punkt von vielen Online-Unternehmen anfangs unterschätzt. Die Überwachung muss nicht physisch stattfinden. Sie umfasst insbesondere das Tracking und die Profilbildung von Nutzern im Internet. Klassische Beispiele sind:

• Auskunfteien, die Bonitätsbewertungen vornehmen.
• Sicherheitsunternehmen, die Objekte per Video überwachen.
• Unternehmen, die durch Tracking-Technologien detaillierte Nutzerprofile für personalisierte Werbung erstellen.
• Anbieter von Telekommunikationsdiensten oder Geolokalisierungsdiensten.

Wenn Ihr Geschäftsmodell darauf basiert, das Verhalten von Menschen systematisch zu beobachten und zu analysieren, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie einen Datenschutzbeauftragten benennen müssen.

 

Interner vs. Externer Datenschutzbeauftragter: Eine strategische Entscheidung

Haben Sie eine Pflicht zur Benennung festgestellt, stehen Sie vor der Wahl: Bestellen Sie einen Mitarbeiter aus den eigenen Reihen oder beauftragen Sie einen externen Dienstleister? Beide Modelle haben Vor- und Nachteile.

 

Der interne Datenschutzbeauftragte

Ein interner Datenschutzbeauftragter ist ein Mitarbeiter, der diese Aufgabe zusätzlich zu seiner eigentlichen Tätigkeit oder in Vollzeit übernimmt. Der größte Vorteil ist, dass diese Person Ihr Unternehmen, die Prozesse und die Kultur bereits kennt. Allerdings muss die notwendige Qualifikation für einen Datenschutzbeauftragten durch teure Schulungen erst aufgebaut werden und stets aktuell gehalten werden. Zudem besteht die Gefahr eines Interessenkonflikts, wenn der Mitarbeiter gleichzeitig in einer Position ist, in der er über Datenverarbeitungen entscheidet (z.B. IT-Leitung, Geschäftsführung). Ein interner DSB genießt zudem einen besonderen Kündigungsschutz.

 

Der externe Datenschutzbeauftragte

Ein externer Datenschutzbeauftragter ist ein spezialisierter Dienstleister. Er bringt vom ersten Tag an tiefes Fachwissen und Praxiserfahrung aus verschiedenen Unternehmen und Branchen mit. Aus meiner Sicht ist dies für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen der entscheidende Hebel: Sie erhalten sofort Zugang zu hochqualifizierter Expertise, ohne selbst Personal aufwendig schulen zu müssen. Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten sind planbar und oft geringer als die Gesamtbelastung durch eine interne Lösung (Gehalt, Weiterbildung, Ausfallzeiten). Zudem ist die Gefahr von Interessenkonflikten minimiert.

 

Was passiert bei einer fehlenden oder fehlerhaften Benennung?

Die vorsätzliche oder fahrlässige Nichtbenennung eines Datenschutzbeauftragten trotz bestehender Pflicht ist kein Kavaliersdelikt. Die Aufsichtsbehörden können empfindliche Bußgelder verhängen, die, wie eingangs erwähnt, bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes erreichen können. Die genaue Höhe richtet sich nach Art, Schwere und Dauer des Verstoßes. Wie die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen in ihrem Tätigkeitsbericht für 2022 darlegt, gehört die Überprüfung der Benennungspflicht zu den Standardprüfungen bei Unternehmens-Audits.

Doch die finanziellen Strafen sind nur eine Seite der Medaille. Ein festgestellter Verstoß kann zu behördlichen Anordnungen, zur Untersagung von Datenverarbeitungen und zu einem erheblichen Reputationsschaden führen. Im heutigen Marktumfeld ist nachgewiesener Datenschutz ein klares Qualitätsmerkmal und ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Die Investition in einen kompetenten Datenschutzbeauftragten ist daher immer auch eine Investition in das Vertrauen Ihrer Kunden und die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens.

 

Fazit: Pflicht prüfen, Chance nutzen

Die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten ist klar geregelt, auch wenn die Details auf den ersten Blick komplex erscheinen. Für die meisten Unternehmen in Deutschland sind drei Fragen entscheidend: Sind mehr als 20 Mitarbeiter regelmäßig mit der Datenverarbeitung beschäftigt? Liegt die Kerntätigkeit in der Verarbeitung sensibler Daten? Oder basiert das Geschäftsmodell auf der systematischen Überwachung von Personen?

Eine sorgfältige Prüfung dieser Kriterien ist unerlässlich, um teure Bußgelder und Reputationsschäden zu vermeiden. Doch sehen Sie den Datenschutzbeauftragten nicht nur als gesetzliche Pflicht. Begreifen Sie ihn als strategischen Partner, der Ihnen hilft, Risiken zu managen, Prozesse zu optimieren und das Vertrauen Ihrer Kunden zu gewinnen. Sicherheit, Professionalität und Vertrauen – das sind die wahren Werte, die ein qualifizierter DSB in Ihr Unternehmen bringt.

 

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was genau bedeutet „ständig beschäftigt“ bei der 20-Mitarbeiter-Regel?

„Ständig beschäftigt“ bedeutet, dass die automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten ein regelmäßiger und alltäglicher Teil der Arbeitsaufgaben der Person ist. Es muss nicht die Hauptaufgabe sein. Mitarbeiter in Verwaltung, Vertrieb oder Personalabteilung, die täglich am PC mit Kundendaten oder Mitarbeiterdaten arbeiten, zählen hierzu.

Kann der Geschäftsführer oder IT-Leiter auch Datenschutzbeauftragter sein?

Nein, in der Regel nicht. Die DSGVO fordert, dass der Datenschutzbeauftragte seine Aufgaben ohne Interessenkonflikt ausüben kann. Da Geschäftsführer und IT-Leiter maßgeblich über die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheiden, würden sie sich quasi selbst kontrollieren, was einen klaren Interessenkonflikt darstellt.

Was sind die Kernaufgaben eines Datenschutzbeauftragten?

Die zentralen Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten umfassen die Unterrichtung und Beratung des Unternehmens, die Überwachung der Einhaltung der Datenschutzvorschriften und die Zusammenarbeit mit den Aufsichtsbehörden. Er fungiert zudem als Anlaufstelle für Personen, deren Daten verarbeitet werden.

Muss ich den benannten Datenschutzbeauftragten den Behörden melden?

Ja, die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten müssen der zuständigen Landesdatenschutz-Aufsichtsbehörde gemeldet werden. Zudem müssen die Kontaktdaten veröffentlicht werden, beispielsweise im Impressum oder in der Datenschutzerklärung Ihrer Webseite.

Brauche ich auch als Verein einen Datenschutzbeauftragten?

Ja, die Regeln der DSGVO und des BDSG gelten grundsätzlich auch für Vereine. Ein Verein muss einen DSB benennen, wenn er die gleichen Kriterien erfüllt wie ein Unternehmen, also beispielsweise mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung von Mitgliederdaten beschäftigt oder seine Kerntätigkeit in der Verarbeitung sensibler Daten liegt.